Consigli per pianificare un evento aziendale

Qualche consiglio utile da una delle migliori agenzie nell’organizzazione eventi aziendali a Milano.

Lo scopo principale nell’organizzare un evento aziendale è quello di produrre e confermare contatti raggiungendo consensi positivi che siano di dipendenti o Clienti. Un evento aziendale come una convention, un evento fieristico, una conferenza, un evento di prodotto aziendale sono un investimento sicuro per l’azienda ma è indubbiamente oneroso ma soprattutto impegnativo in termini di tempo se decidete di affrontarne da soli la pianificazione. Ecco che un’agenzia organizzazione eventi diventa fondamentale e per la buona riuscita e per l’ottimizzazione del tempo che verrà assorbito da questa- Detto ciò passiamo ai consigli. La pianificazione dell’evento è il perno centrale e dovrà essere meticolosamente creata, analizzata e studiata, proprio per ottimizzarne sia il budget che il rendimento stesso. Ecco quindi alcune informazioni che possono esservi di aiuto.

1. Definire gli obiettivi dell’evento

Al fine di poter misurare statisticamente il flusso di un evento organizzato, definirne gli obiettivi è centrale ed è prassi introduttiva nella gestione di un evento che sia privato o aziendale. Se l’obiettivo è delineato correttamente esso verrà gestito in modo più facile e pertinente, inoltre questo permetterà di poter concentrarsi su ciò che si vuol dire e sul cosa dover fare durante la programmazione.

2. Concentrarsi sul concept e sull’idea

Un evento per poter risultare vincente, deve essere organizzato partendo dall’idea e non come spesso accade, che sò dalla scelta di una location perchè è bella. Il contenuto quindi preserverà l’utenza e i Clienti ma non solo, un’idea con un contenuto centrato porta a creare anche contatti di qualità e quindi risultati positivi. Ci soffermiamo un pò di più sull’idea proprio perchè come si sà, un’idea valida, innovativa e di forte impatto è ciò che in comunicazione vince. Non a caso se organizzata e gestita al meglio, l’idea vincente porterà tutti i partecipanti ad avere un ricordo unico e positivo. Quindi il coinvolgimento dei partecipanti, l’originalità e successivamente, tutto il flusso corretto di gestione della logistica, dei budget etc… completeranno il tutto. L’idea quindi è un aspetto nel quale riteniamo ci si debba soffermare molto in fase di pianificazione così come dovrà essere correlata alla giusta creatività.

3. Gestire il budget e la pubblicizzazione dell’evento

La gestione del budget è importantissima, questo modello vi permetterà di non fare mai “il passo più lungo della gamba”. Nel dettaglio, questo modello dovrà organizzare e descrivere meticolosamente le spese da sostenere per l’evento da organizzare. Una volta organizzati i costi è consigliabile aggiungere un “castelletto” equivalente di solito ad un 15 / 20% che consentirà di poter gestire modifiche al piano di comunicazione o a qualsiasi spesa extra che potrà insorgere. Naturalmente è buona cosa valutare e considerare le varie possibilità di errore in modo da poter inserire nei costi l’eventuale extra da gestire. Per la pubblicizzazione l’argomento naturalmente si complica e l’intervento di un piano di comunicazione per l’evento diventa quasi d’obbligo. Esistono molti casi dove l’evento stesso da organizzare può costare molto meno rispetto ai costi pubblicitari online e offline da sostenere, quindi è buona norma valutare degli obiettivi (punto 1.) che siano realistici, concreti e che possano essere davvero sostenuti dall’azienda onde evitare la buona riuscita dell’evento ma un’insufficiente pubblicizzazione di questo e quindi come risultato si otterrà un evento non produttivo.

Bene, si capisce quanto possa essere complessa la gestione di un evento e lasciarsi guidare da una agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi è una possibilità da tenere a mente. Una buona agenzia di comunicazione incrementerà la qualità e l’efficacia dell’evento, si avrà un team a disposizione con capacità ed esperienza nel settore e questo vi permetterà di stare tranquilli e di organizzare al meglio l’evento per la vostra attività.