Organizzazione eventi aziendali:
5 veloci step da ricordare sempre!
Considerate inizialmente che l’organizzazione di un evento aziendale non è poca cosa e per organizzarlo al meglio, bisognerà inizialmente ragionale sui i punti focali e da qui ragionare, appuntare e mettersi in azione. Questo articolo creato dalla nostra agenzia di comunicazione vuole essere una piccola guida cercando di suddividere gli argomenti in modo sintetico e comprensibile (anche se ci sarebbe moltissimo da dire).
Scopo degli eventi e target di destinazione
È davvero importante avere un’idea chiara sullo scopo e l’utilità dell’evento. Ad esempio, l’evento potrebbe essere organizzato per creare consapevolezza tra le persone su nuovo prodotto, potrebbe essere organizzato per un incontro informale, per aumentare la Brand reputation aziendale o magari per una convention dedicata all’acquisizione di nuovi e potenziali clienti. È molto importante avere un’idea precisa della tipologia di partecipanti e del perché l’evento deve essere organizzato. Se ci sono dubbi sul target di destinazione, in questa prima tappa, probabilmente il risultato dell’evento non sarà soddisfacente. Quindi è molto importante assicurarsi che la redditività del vostro evento aziendale sia gestita al meglio. Pur avendo un’idea chiara sul pubblico di destinazione e sullo scopo dell’evento, ricordate di rimanere focalizzati sugli obiettivi perché questo aiuterà ad aumentare le probabilità di successo e a portare avanti le aspettative aziendali.
Preparare una to-do list
La preparazione di una lista è davvero importante per la pianificazione e l’organizzazione dell’evento aziendale. È necessario assicurarsi di annotare ogni considerazione e idea che vi viene in mente durante la pianificazione o l’organizzazione di un evento aziendale. In anni di esperienza sull’organizzazione eventi Milano e in Italia, abbiamo riscontrato che ci sono numerosi dettagli importanti che vengono coinvolti durante l’organizzazione e la pianificazione di eventi, in cui è davvero facile arrivare a perdere di vista il tracciato delle cose fatte e cosa rimane da fare. Location, catering, illuminazione, audio & video, transfer, parcheggi, posti a sedere, la logistica e molto altro ancora. Quindi, assicurarsi di non lasciare niente di importante al caso e inserire tutto in una lista per la fase di pianificazione del vostro evento business.
Decidere il budget da destinare all’evento
È certo che il budget dell’evento dipende puramente dal tipo di evento che state organizzando. Piccoli incontri con i delegati o gruppi aziendali avranno un piccolo budget da destinare all’evento mentre una conferenza d’affari di persone in tutto il mondo e/o con nuove utenze mirate avrà un budget totalmente differente. Ma qualunque sia il requisito, si devono riconoscere i limiti in modo da poter ottimizzare al meglio la pianificazione e gli investimenti secondo il budget che si potrà destinare. Se non si ha molto budget per creare un super evento, allora si dovrebbero esaminare alcune opzioni aggiuntive di finanziamento che potrebbero aiutarvi. In realtà è necessario stimare il budget complessivo per l’evento e finalmente sviluppare un piano di finanziamento per lo stesso. Come saprete la maggior parte degli eventi sono finanziati da vari budget di marketing interno ma anche esterno quali sponsorizzazioni, vendite di biglietti e molto altro ancora. È davvero importante iniziare con il consenso degli sponsor (se esistono) e valutare in che modo essi dovranno co-partecipare e quindi investire. Per molte aziende la co-partecipazione come sponsor all’organizzazione evento aziendale altrui è un modo per questi di investire in Brand reputation e per aumentare la fidelity del proprio marchio.
Organizzazione evento aziendale e il Marketing
L’evento non avrebbe successo se non si ha nessuna idea sulle strategie di marketing da dedicare. Bisogna cercare di dedicare risorse anche all’acquisizione dei partecipanti all’evento. Si potranno utilizzare i social media insieme a varie altre risorse online per creare un buzz (vociferare) tra le persone o addirittura si possono anche offrire “incentive” alle persone per cercare di stimolarli. Il Marketing è un aspetto molto importante per la buona riuscita di un evento così come è importante per alzare il livello di reputazione.
Il giorno finale dell’evento
Una volta soddisfatti tutti i requisiti per l’organizzazione di un evento aziendale di successo bisognerà dedicare il giusto tempo alla messa in opera. Avrete bisogno di verificare ogni condizione (anche climatica) organizzando con attenzione ogni minuto della programmazione e fare i dovuti test prima di consegnare al vostro pubblico. Dovrete fare in modo che i vostri clienti e il pubblico vivano una grandissima esperienza e soddisfino totalmente le loro aspettative. Mentre l’evento si svolge è buon norma il cercare di “leggere il pubblico” facendo micro sondaggi e valutando se le cose stanno andando bene o no, questo si trasformerà in un barometro e vi permetterà di ottimizzare al meglio anche dopo il go-live dell’evento.
Conclusioni
Si comprende quindi quanto sia complessa l’organizzazione di un evento aziendale poiché bisognerà concretizzarlo attraverso pianificazione mirate e piani marketing perfetti. È possibile che qualcosa di inaspettato possa emergere durante il giorno finale dell’evento aziendale, dove sarà necessario considerare uno sforzo extra durante la fase di pianificazione per superare alcune gravi circostanze, tra cui requisiti di stampa, ritardi sull’intrattenimento, accordi per la ristorazione e molto altro ancora. Così, seguendo questi piccoli consigli, potrete pianificare l’evento aziendale in modo perfetto. Il successo dell’evento invece è dato anche dalle idee creative ma come sappiamo, un’idea costa più di mille parole e noi siamo qui proprio per aiutarvi attraverso le nostre idee, per crearlo insieme e trasformarlo in un evento di successo e innovativo.
